Industria - Educación
Del aula a la nube:
Cuando la tecnología une dos mundos; virtualidad y control financiero en una sola plataforma
En este caso de éxito
“Nosotros no teníamos una conexión entre nuestras diferentes plataformas: sistema académico y sistema contable-financiero, no existía por que el ERP que teníamos antes no tenía estas ventajas, SAP sí lo tiene.”
Juan David Martínez
Dir. de Infraestructura Física y Tecnológica
Una solución a la altura de su propuesta de valor: La Fundación de Educación Superior San José confia en SAP
La Universidad San José es una institución de educación superior ubicada en Bogotá, que opera hace más de 41 años en la formación de profesionales integrales y brinda una amplia oferta académica en áreas como la contaduría pública, ingeniería en sistemas, administración de empresas, ingeniería industrial, entre otras, que opera bajo una doble modalidad: presencial y virtual híbrida asincrónica, brindándole la oportunidad a estudiantes de toda la región para formarse en carreras altanamente solicitadas en el mercado laboral Colombiano.
“[…] cualquier persona puede estudiar en cualquier parte del mundo desde su casa o en su empresa, donde se encuentre, básicamente con una conexión a internet.”
Juan David Martínez
Dir. de Infraestructura Física y Tecnológica
Q10 y SAP Business One: una integración ganadora para la gestión en el sector educativo
Con una oferta de valor tan innovadora impulsada por las tecnologías de la información y una infraestructura en la nube que le facilita a los estudiantes el acceso 24/7 a una formación de calidad en todo el país, la Universidad San José necesitaba una solución robusta, que estuviera a la altura de las expectativas y de su sistema de oferta académica.
“[…]el área financiera y el área contable no tenían ese recurso de tomar decisiones en tiempo real porque todo era muy manual. Nos tocaba facturar en un sistema, luego subir eso al sistema ERP contable que teníamos en ese entonces y obviamente todo esto formaba un cuello de botella en nuestra operación.”
Juan David Martínez
Dir. de Infraestructura Física y Tecnológica
Con esto en mente fue necesario integrar Q10 su plataforma gestión académica, docente y administrativa y SAP Business One, para consolidar la información presente en ambos sistemas. Al respecto Juan David Martínez profundiza:
“Actualmente tenemos una integración entre Q10 y SAP. Q10 es nuestro sistema académico el cual nos permite llevar el record del estudiante, materias, asignaturas, clases y demás, y también su área financiera, y desde ahí está nuestra pasarela de pagos y toda la transacción diaria financiera, pero se interconecta con el área contable y tenemos información en tiempo real.”
Juan David Martínez
Dir. de Infraestructura Física y Tecnológica
Armando Vergara, Coordinador de Operaciones en Colombia, puntualiza los desafíos de conectar Q10 con SAP Business One para manejar toda la parte contable, incluyendo: cobros, pagos y conciliaciones automáticas, buscando centralizar la información financiera y reducir procesos manuales.
“Tuvimos un reto súper interesante; sintetizar una plataforma externa hacia la de SAP Business One […], esto nos permitió consolidar la herramienta y poder transmitir información de un lado hacia otro para poder hacer la integración de una forma efectiva.”
Armando Vergara
Desarrollador de Negocios - CLAVISCO
La integración entre ambos sistemas implicó alinear estructuras de datos, asegurar consistencia en los registros y garantizar que los movimientos generados desde Q10 se reflejaran con precisión en SAP, permitiendo así una administración contable más eficiente y confiable.
Trabajar con información confiable: una solución integral para el manejo masivo de datos y generación de reportes
Con más de 17000 estudiantes, la Universidad San José necesitaba las herramientas correctas para poder llevar todos los procesos de gestión internos de manera óptima, dejando los procesos manuales y aumentar su capacidad en los próximos años.
Juan Camilo Muñoz, Contador Chief, nos comenta que debido al crecimiento exponencial de la Fundación desde el 2020 a nivel financiero y de volumen de estudiantes, se vieron en la necesidad de adquirir una solución integral que les permita manejar en tiempo real todo la información para generar reportes, en lugar de trabajar con sistemas aislados que no se comunican entre sí y que no brindan trazabilidad.
“[…] nos quedamos cortos con el programa que teníamos anteriormente. Se nos partía la información o nos tocaba consolidarla a parte, lo cual nos podía incurrir en un riego de no presentar la información verídicamente.”
Juan Camilo Muñoz
Contador Chief
La versatilidad de SAP Business One al ser un sistema flexible, escalable y altamente integrable, fue ideal para la Fundación U San José, ya que su adopción significó pasar de una gestión fragmentada a una plataforma unificada, confiable y preparada para acompañar su crecimiento.
Un acompañamiento en todo el proceso que hace la diferencia
Juan Camilo apunta que la asesoría y el acompañamiento que CLAVISCO les ha brindado desde la etapa comercial ha sido clave para que el proyecto se desenvuelva de manera óptima.
“El acompañamiento que hemos tenido con CLAVISCO desde el día uno, ha sido muy asertivo y efectivo, ya que nos han explicado y capacitado para que todos los procesos de parametrización queden bien y que todos los procesos que hagamos primero tengan un control, mitiguemos el riesgo y todo se vuelva un poco más automatizado, y en el proceso sea más efectivo a la hora de reportar los informes.”
Juan Camilo Muñoz
Contador Chief
El compromiso con la Universidad San José continua
Tal y como lo recalca Armando Vergara, CLAVISCO ha identificado aspectos de mejora y tareas repetitivas que las cuales en el corto y mediano plazo se estarán automatizando a través de BOT’s para lograr la eficiencia y transparencia de la información.
Sin embargo, la Universidad San José ya disfruta de los beneficios de una solución ERP flexible que sí les permite trabajar de forma fluida con los sistemas que ya tenían previamente implementados.
“La conexión entre ambos sistemas nos permite tener agilidad en las transacciones financieras y contables para la comunidad académica en general que son estudiantes y el área administrativa, […] no tenemos esos cuellos de botella para presentar informes, generar los estados de cuenta de los estudiantes, y además de esto, mejoramos en nuestra capacidad logística, ya no tenemos tanto reprocesos en estos departamentos”
Juan David Martínez
Dir. de Infraestructura Física y Tecnológica
