Industria - Servicios
Dos modelos de servicio, una sola operación integrada: LavaSport crece con SAP Business One
En este caso de éxito
“La implementación con SAP Business One surge a través de la necesidad de poder contener información real y poder integrar todas las áreas dentro de un mismo sistema, dentro de un mismo ERP.”
Malorin Arias
Coordinadora Contable – LavaSport
LavaSport, una empresa familiar colombiana con más de 33 años de experiencia en servicios de lavandería comercial e institucional, implementó SAP Business One de la mano de CLAVISCO con el objetivo de integrar sus áreas, fortalecer el control de sus procesos y contar con información real para la toma de decisiones.
Con presencia en sedes comerciales en Bogotá y operaciones institucionales dentro de escuelas militares, LavaSport necesitaba una solución que le permitiera pasar de un sistema contable aislado a un ERP capaz de conectar ventas, facturación, pagos, reportes y operación en un solo lugar.
La implementación de SAP Business One ha sido un paso clave para mejorar la trazabilidad, automatizar procesos, reducir tiempos operativos y acompañar la visión de expansión e innovación de la empresa.
Una empresa con el corazón puesto en cada prenda
Su propuesta de valor combina calidad, confianza, cuidado de las prendas y una atención cercana a las necesidades de cada cliente.
En sus sedes comerciales, LavaSport atiende a diferentes tipos de usuarios: estudiantes, profesionales, extranjeros, amas de casa y personas que necesitan lavar sus prendas de forma rápida, segura y eficiente. Su operación incluye autoservicio, wet clean para prendas delicadas, domicilios y espacios pensados para que los clientes puedan esperar cómodamente mientras se completa el proceso de lavado y secado.
“Los clientes que vienen a LavaSport vienen con la necesidad de salir con sus prendas limpias e impecables y nosotros, dentro de nuestra calidad, brindamos esta oportunidad: que salgan con sus prendas a satisfacción para que puedan seguir disfrutando de ellas.”
Angie Gómez
Coordinadora Área de Talento Humano – LavaSport
Además, la empresa ha invertido en tecnología, capacitación y bienestar para fortalecer su operación y mantener un servicio diferenciado.
“Ofrecemos nueva tecnología, inversión en ella, capacitamos a nuestro personal humano, invertimos y creemos que son los más importantes en toda nuestra operación.”
Angie Gómez
Coordinadora Área de Talento Humano – LavaSport
Una operación comercial e institucional que necesitaba integrarse
LavaSport cuenta con dos enfoques de negocio. Por un lado, sus sedes comerciales en Bogotá, orientadas a un modelo de lavandería tipo autoservicio. Por otro, una operación institucional de gran escala dentro de escuelas militares, donde presta servicios de lavado para miles de alumnos.
La empresa tiene presencia en la Escuela Militar de Cadetes General José María Córdova, en Bogotá; en la Escuela de Suboficiales Inocencio Chincá, en Tolemaida; y en la Escuela de Soldados Profesionales Pedro Pascasio Martínez, en Nilo.
“En nuestra parte institucional, que es nuestro fuerte más grande, tenemos presencia en tres escuelas militares, de las cuales podemos manejar entre 6.000 y 8.000 clientes.”
Malorin Arias
Coordinadora Contable – LavaSport
Esta estructura hacía necesario contar con una solución que permitiera visualizar la operación de manera más integrada. Antes de SAP Business One, LavaSport utilizaba principalmente un software contable, lo que limitaba la participación de las demás áreas en la gestión de la información.
“Anteriormente manejábamos únicamente un sistema, un software contable, donde no involucrábamos las demás áreas de la empresa. La necesidad surge a través de poder manejar y controlar todos los procesos en un solo ERP.”
Malorin Arias
Coordinadora Contable – LavaSport
SAP Business One como base para información real y control operativo
Con SAP Business One, LavaSport comenzó a integrar sus áreas dentro de una misma plataforma. Esto permitió contar con información en tiempo real, costos más claros, datos financieros disponibles en el momento y mayor control sobre los procesos de la empresa.
Para una organización con varias sedes, diferentes modelos de atención y una operación institucional de alto volumen, esta integración representa una base importante para gestionar mejor el crecimiento.
“SAP lo que hace en este momento es que ya logró integrar todas las áreas y podemos manejar información en tiempo real, podemos tener costos reales, podemos tener información financiera real y en el momento.”
Malorin Arias
Coordinadora Contable – LavaSport
Este cambio también permitió que la información dejara de concentrarse únicamente en la parte contable y comenzara a apoyar a las áreas operativas, comerciales y administrativas.
Desde la perspectiva de CLAVISCO, uno de los grandes desafíos fue identificar tareas que se realizaban de forma manual, con reprocesos e información que no siempre estaba disponible en tiempo real, para convertirlas en procesos más controlados dentro del ERP.
Automatización de facturación y trazabilidad de pagos
Uno de los avances más relevantes de la implementación fue la automatización de procesos de facturación. LavaSport logró optimizar una tarea que anteriormente se realizaba de forma manual, reduciendo significativamente el tiempo de ejecución y fortaleciendo la trazabilidad de los pagos.
“El tiempo de ejecución con la automatización que se realizó de la facturación redujo en aproximadamente un 80% de un proceso que veníamos manejando manualmente.”
Malorin Arias
Coordinadora Contable – LavaSport
Este cambio no solo representó ahorro de tiempo. También permitió mejorar el control financiero, especialmente en la operación institucional, donde la empresa necesita cruzar información relacionada con alumnos, pagos y anticipos.
“Esto nos ayudó también a poder controlar y mejorar la trazabilidad que se viene llevando con toda la facturación y los pagos de cada alumno.”
Malorin Arias
Coordinadora Contable – LavaSport
Contar con esta trazabilidad permite que el equipo financiero tenga una visión más ordenada de los ingresos y pueda validar de manera más ágil los movimientos asociados a cada sede y cada operación.
Reportes en tiempo real para tomar mejores decisiones
Otro beneficio clave ha sido la posibilidad de contar con reportes en tiempo real. SAP Business One le ha permitido a LavaSport visualizar las ventas de sus sedes comerciales e institucionales, analizar movimientos y fortalecer el seguimiento financiero.
“Los reportes que hemos integrado en SAP nos han ayudado bastante para poder tener el control de las ventas en tiempo real de todas nuestras sedes comerciales e institucionales.”
Malorin Arias
Coordinadora Contable – LavaSport
Además, LavaSport continúa trabajando en la identificación de nuevos reportes e indicadores que se ajusten a las necesidades de la gerencia y de la operación. Esto refleja una visión de mejora continua, donde el ERP no se entiende como un proyecto cerrado, sino como una plataforma que puede seguir evolucionando junto con la empresa.
“Seguimos todavía verificando qué más reportes necesitamos, qué otros KPIs podemos integrar que se ajusten a nuestras necesidades, a lo que nosotros queremos ver, a lo que las gerencias quieren ver.”
Malorin Arias
Coordinadora Contable – LavaSport
Servicio Express para facilitar la operación en sede
En la sede institucional de la Escuela Militar General José María Córdova, SAP Business One también se utiliza para apoyar procesos de Servicio Express. Esto facilita la generación de facturas, facturas de venta y remisiones, ayudando a tener un mejor control sobre la atención al cliente y el registro de las prendas.
“En esta sede institucional lo tenemos en Servicio Express, donde nos facilita la operación, la tarea para poder implementar lo que es factura, factura de venta, una remisión como tal.”
Diego Cardoso
Administrador de Lavandería – LavaSport
La operación institucional requiere precisión y orden. Diariamente se recolectan prendas según horarios establecidos, se validan cantidades y estados, y posteriormente se procesan mediante lavado, secado, doblado, marcación, acoplado y entrega.
“Una vez ingresan las prendas a la lavandería, lo que realizamos es un proceso de validación donde verificamos la cantidad de prendas y el estado de cada una de ellas para, una vez finalizado el proceso, sí dar inicio ya a un lavado, un secado y un acoplado de dichas prendas.”
Diego Cardoso
Administrador de Lavandería – LavaSport
Este nivel de operación requiere herramientas que ayuden a registrar, controlar y dar seguimiento a cada etapa del servicio.
Un proceso de transición acompañado por CLAVISCO
La implementación de SAP Business One en LavaSport inició con un proceso de capacitación, inducción y transición para los equipos involucrados. Desde la operación, el cambio ha sido recibido como una herramienta que facilita tareas clave y mejora el control general.
“Empezamos con la capacitación, tuvimos una buena inducción, una transición como tal, empezamos ya a generarlo, a implementarlo y nos ha dado muy buen resultado.”
Diego Cardoso
Administrador de Lavandería – LavaSport
Desde el área contable, LavaSport destaca la disposición de CLAVISCO, el acompañamiento cercano y el soporte brindado a través de la mesa de ayuda.
“El acompañamiento que hemos tenido con CLAVISCO ha sido bastante bueno. Realmente tienen la disposición todo el tiempo, manejamos una mesa de ayuda amplia que nos ofrece respuestas en poco tiempo, en la mayor brevedad posible.”
Malorin Arias
Coordinadora Contable – LavaSport
Este acompañamiento ha sido importante en una etapa donde la empresa continúa ajustando parámetros, aprendiendo más del sistema y adaptando la información a sus necesidades reales.
Una alianza para seguir innovando
Para LavaSport, la implementación de SAP Business One no representa únicamente la adopción de un ERP. Es parte de una visión más amplia de innovación, crecimiento y preparación para nuevos retos.
La empresa busca continuar fortaleciendo su operación, impulsando la automatización, integrando nuevos indicadores y avanzando hacia una gestión cada vez más estratégica de la información.
Desde CLAVISCO, el acompañamiento continúa con el propósito de identificar oportunidades de mejora y construir nuevas soluciones junto al cliente.
Una operación más conectada, eficiente y preparada para crecer
El caso de LavaSport demuestra cómo SAP Business One puede convertirse en una plataforma clave para empresas de servicios con operaciones comerciales e institucionales, múltiples sedes y procesos que requieren trazabilidad, control financiero e información en tiempo real.
Con SAP Business One y el acompañamiento de CLAVISCO, LavaSport logró integrar áreas, automatizar procesos, reducir tiempos de facturación, mejorar la trazabilidad de pagos y fortalecer la generación de reportes para la toma de decisiones.
Hoy, LavaSport avanza con una operación más conectada y con una base tecnológica que le permite seguir creciendo, innovando y manteniendo la calidad que la ha caracterizado durante más de 33 años.
En CLAVISCO, acompañamos a empresas como LavaSport a convertir sus retos operativos en oportunidades de mejora, crecimiento y transformación.
