Industria - Manufactura
Manufactura más eficiente: Grupo GAP optimiza su operación con SAP Business One y EMA
En este caso de éxito
“Antes de implementar SAP con CLAVISCO, básicamente el proceso era más empírico, utilizábamos más tablas de cálculo y actualmente lo que hacemos es poder llevar nuestros datos en tiempo real.”
Eduardo Vásquez
Comercial y Mercadeo – Grupo GAP
Una empresa manufacturera con una operación en constante movimiento
Avícola GAP es un grupo empresarial dedicado a la industria agropecuaria, con 50 años de experiencia en la fabricación de alimentos balanceados para animales de producción y animales de compañía.
Su operación combina manufactura, comercialización y distribución. Actualmente cuenta con 226 colaboradores, 10 choferes y 27 unidades activas que trabajan diariamente en la entrega de producto a nivel nacional e internacional, con presencia en mercados de Centroamérica como Nicaragua y El Salvador.
En una operación de este tipo, cada dato importa: qué materia prima ingresa, cómo se transforma, qué producto terminado se encuentra disponible, qué pedido fue aprobado, qué ruta debe salir y qué información necesita cada equipo para cumplir con el cliente.
Antes de contar con SAP Business One, la empresa enfrentaba retos asociados a procesos separados, duplicidad de información y mayor riesgo de errores en la operación diaria.
“Anteriormente las dificultades que nosotros teníamos era más que todo duplicidad en los datos, además muchísimo más riesgo a errores y eso nos dificultaba muchísimo la operación.”
Eduardo Vásquez
Comercial y Mercadeo – Grupo GAP
Producción, cadena de suministro e inventario conectados
Para Grupo GAP, uno de los principales cambios fue pasar de una gestión más individual de los procesos a una operación conectada.
La cadena de suministro, la producción y el inventario dejaron de verse como áreas aisladas para convertirse en parte de un mismo flujo de información. Esto permitió contar con datos más precisos, actualizados y disponibles para tomar decisiones con mayor seguridad.
“Anteriormente, la cadena de suministro y la producción se gestionaba más de una manera individual. Actualmente todo lo tenemos conectado y eso nos ayuda muchísimo a tomar decisiones eficientes.”
Eduardo Vásquez
Comercial y Mercadeo – Grupo GAP
En manufactura, esta conexión es fundamental. Tener visibilidad sobre inventario, lotes, disponibilidad de producto y trazabilidad permite responder mejor a la demanda, reducir errores y mantener una operación más ordenada.
“La gestión de inventario ha mejorado en que tenemos más información precisa y además de eso información actualizada.”
Eduardo Vásquez
Comercial y Mercadeo – Grupo GAP
De pedidos en Excel a una gestión integrada
Otro cambio importante se dio en la gestión de pedidos. Antes de SAP Business One, el proceso dependía de una dinámica más manual: los clientes llamaban, se registraban los pedidos y estos se acumulaban en archivos de Excel.
Con SAP Business One, cada pedido se gestiona de forma independiente dentro del sistema. Una vez aprobado por crédito, pasa a logística para coordinar la entrega. Esto permite que las áreas involucradas trabajen sobre una misma información y que la operación fluya con mayor control.
“Anteriormente, sin SAP, hacíamos la confirmación de pedidos o llevábamos un Excel donde los clientes nos llamaban, tomábamos el pedido y ahí íbamos acumulando todos los pedidos.”
Brenda Vásquez
Gerente Financiera – Grupo GAP
“Actualmente con SAP, cada pedido se gestiona por aparte y cae directamente al sistema. Una vez aprobado por crédito, llega a logística y se gestiona la entrega.”
Brenda Vásquez
Gerente Financiera – Grupo GAP
Esta integración también facilita la reacción ante cambios en la operación diaria. Cuando se presenta una entrega o rechazo de pedido, la información queda evidenciada casi de inmediato en el sistema, permitiendo realizar la gestión correspondiente sin perder visibilidad.
“Actualmente con SAP, una entrega o rechazo de pedido se evidencia en el momento, es casi que inmediato. Todo está entrelazado, entonces en el momento que el cliente rechaza el pedido, se nos notifica en el sistema y ya hacemos la gestión correspondiente.”
Brenda Vásquez
Gerente Financiera – Grupo GAP
EMA: SAP Business One más allá de la oficina
Además de SAP Business One, Grupo GAP implementó EMA, una solución desarrollada para extender la funcionalidad del ERP hacia procesos móviles y operativos como ventas, inventarios, distribución, ruteo, facturación y recaudo.
Para una empresa con despacho diario, pedidos programados y rutas activas, llevar la información al campo era clave. EMA permitió que los equipos en ruta tuvieran acceso a datos relevantes como inventarios, precios de lista y condiciones crediticias, ayudándoles a brindar información más completa a los clientes.
“Bueno, la información que necesitaban los choferes en ruta básicamente eran: inventarios, precios de lista, además de eso condiciones crediticias.”
Eduardo Vásquez
Comercial y Mercadeo – Grupo GAP
Desde CLAVISCO, entendemos EMA como una forma de llevar SAP Business One más allá de un ERP tradicional, conectando la operación diaria con el sistema central en tiempo real.
“EMA es un Add-on desarrollado 100% para SAP Business One, desarrollado para aplicativos móviles Android y también 100% funcional para Windows y Mac. Es un aplicativo que permite llevar la funcionalidad de SAP Business One más allá de un tema de ERP.”
Julio González
Coordinador Departamento Comercial – CLAVISCO
En el caso de Grupo GAP, EMA respondió a necesidades relacionadas con rutas de distribución, toma de pedidos, facturación y recaudo. A través del aplicativo móvil, los equipos pueden consultar facturas pendientes, realizar cobros y enviar esa información directamente hacia SAP Business One.
“Recaudo ¿Por qué? Porque les permite visitar a esos clientes y, a través de su aplicativo móvil en tiempo real, buscar las facturas que tienen pendientes, cobrar esas facturas y esa información llega directamente hacia SAP.”
Julio González
Coordinador Departamento Comercial – CLAVISCO
Trazabilidad de rutas y operación en tiempo real
La trazabilidad también fue un elemento clave en la operación de Grupo GAP. EMA permite controlar la ruta desde el momento en que se crea administrativamente, se asigna a un chofer y se ejecuta en campo.
Esto brinda mayor visibilidad sobre la ubicación de los camiones, las visitas realizadas y las acciones que se ejecutan durante cada entrega.
“Otras funciones importantes de EMA: nos permite hacer todo el control de la trazabilidad de esas rutas. Desde el punto en el cual los administrativos crean la ruta, asignan esa ruta a uno de los choferes repartidores o alguno de los choferes que va a realizar los pedidos, y eventualmente pueden dar una trazabilidad sobre la ubicación de esos camiones o de esos choferes.”
Julio González
Coordinador Departamento Comercial – CLAVISCO
Durante la visita, el chofer puede marcar llegada, registrar salida, tomar fotografías, generar pedidos, facturar o realizar recaudos. Todo esto se mantiene conectado con SAP Business One, permitiendo que la información fluya entre ruta y administración.
“Dentro de la visita, ellos pueden ya sea generar pedidos, realizar la facturación, realizar el recaudo de dinero, y otras funciones que les permite, todas relacionadas siempre en tiempo real, conectado con SAP Business One.”
Julio González
Coordinador Departamento Comercial – CLAVISCO
Auditoría, lotes y mayor confianza en la información
Desde el área financiera, SAP Business One también ha representado una mejora importante en la auditoría de procesos contables y operativos.
La información en línea y el registro de modificaciones permiten verificar procesos con mayor facilidad, desde movimientos contables hasta entregas de producto. En una operación manufacturera, esta trazabilidad también permite identificar el recorrido del producto desde la materia prima hasta el producto terminado.
“Actualmente auditar diferentes procesos, desde los contables hasta temas de entrega de productos, es muy sencillo con SAP, debido a que todas las modificaciones se pueden identificar en el log de modificaciones.”
Brenda Vásquez
Gerente Financiera – Grupo GAP
“Además, la información está en línea, entonces podemos identificar desde el origen del producto, desde la materia prima, hasta cómo se convierte en producto terminado, y es muy veraz la información.”
Brenda Vásquez
Gerente Financiera – Grupo GAP
Este nivel de control ha contribuido a mejorar indicadores internos, reducir quejas de clientes y fortalecer la confiabilidad del inventario mediante el control de producción por lotes.
“Hemos mejorado varios de nuestros indicadores, principalmente en temas de devoluciones y toma de pedidos. Tenemos menos quejas de nuestros clientes y, además, hemos logrado controlar la producción por medio de lotes.”
Brenda Vásquez
Gerente Financiera – Grupo GAP
Una solución sólida para seguir creciendo
La implementación de SAP Business One y EMA no solo resolvió necesidades operativas inmediatas. También sentó una base tecnológica para acompañar el crecimiento de Grupo GAP en el tiempo.
La empresa destaca el acompañamiento de ClavisCo durante la implementación y el aprendizaje de los usuarios, así como la capacidad de adaptar la solución a sus necesidades reales.
“La adopción de SAP para los usuarios no técnicos considero que fue muy fluida. Esto se debe gracias a la intuitividad de la herramienta y al soporte que CLAVISCO nos brindó durante todo el proceso de implementación y aprendizaje.”
Brenda Vásquez
Gerente Financiera – Grupo GAP
Con SAP Business One y EMA, la información fluye desde la toma del pedido hasta la entrega, desde la materia prima hasta el producto terminado, y desde la ruta hasta la administración.
El resultado es una operación con mayor trazabilidad, menos duplicidad de datos, información más confiable y mejores condiciones para responder a clientes, auditar procesos y tomar decisiones en tiempo real.
En CLAVISCO, acompañamos a empresas como Grupo GAP a transformar su operación con soluciones diseñadas para crecer junto a su negocio.
