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En este caso de éxito
“Nosotros no teníamos una conexión entre nuestras diferentes plataformas: sistema académico y sistema contable-financiero, no existía por que el ERP que teníamos antes no tenía estas ventajas, SAP sí lo tiene.”
Juan David Martínez
Dir. de Infraestructura Física y Tecnológica
Una solución a la altura de su propuesta de valor: La Fundación de Educación Superior San José confia en SAP
La Universidad San José es una institución de educación superior ubicada en Bogotá, que opera hace más de 41 años en la formación de profesionales integrales y brinda una amplia oferta académica en áreas como la contaduría pública, ingeniería en sistemas, administración de empresas, ingeniería industrial, entre otras, que opera bajo una doble modalidad: presencial y virtual híbrida asincrónica, brindándole la oportunidad a estudiantes de toda la región para formarse en carreras altanamente solicitadas en el mercado laboral Colombiano.
“[…] cualquier persona puede estudiar en cualquier parte del mundo desde su casa o en su empresa, donde se encuentre, básicamente con una conexión a internet.”
Juan David Martínez
Dir. de Infraestructura Física y Tecnológica
Q10 y SAP Business One: una integración ganadora para la gestión en el sector educativo
Con una oferta de valor tan innovadora impulsada por las tecnologías de la información y una infraestructura en la nube que le facilita a los estudiantes el acceso 24/7 a una formación de calidad en todo el país, la Universidad San José necesitaba una solución robusta, que estuviera a la altura de las expectativas y de su sistema de oferta académica.
“[…]el área financiera y el área contable no tenían ese recurso de tomar decisiones en tiempo real porque todo era muy manual. Nos tocaba facturar en un sistema, luego subir eso al sistema ERP contable que teníamos en ese entonces y obviamente todo esto formaba un cuello de botella en nuestra operación.”
Juan David Martínez
Dir. de Infraestructura Física y Tecnológica
Con esto en mente fue necesario integrar Q10 su plataforma gestión académica, docente y administrativa y SAP Business One, para consolidar la información presente en ambos sistemas. Al respecto Juan David Martínez profundiza:
“Actualmente tenemos una integración entre Q10 y SAP. Q10 es nuestro sistema académico el cual nos permite llevar el record del estudiante, materias, asignaturas, clases y demás, y también su área financiera, y desde ahí está nuestra pasarela de pagos y toda la transacción diaria financiera, pero se interconecta con el área contable y tenemos información en tiempo real.”
Juan David Martínez
Dir. de Infraestructura Física y Tecnológica
Armando Vergara, Coordinador de Operaciones en Colombia, puntualiza los desafíos de conectar Q10 con SAP Business One para manejar toda la parte contable, incluyendo: cobros, pagos y conciliaciones automáticas, buscando centralizar la información financiera y reducir procesos manuales.
“Tuvimos un reto súper interesante; sintetizar una plataforma externa hacia la de SAP Business One […], esto nos permitió consolidar la herramienta y poder transmitir información de un lado hacia otro para poder hacer la integración de una forma efectiva.”
Armando Vergara
Coordinador de Operaciones Colombia
La integración entre ambos sistemas implicó alinear estructuras de datos, asegurar consistencia en los registros y garantizar que los movimientos generados desde Q10 se reflejaran con precisión en SAP, permitiendo así una administración contable más eficiente y confiable.
Trabajar con información confiable: una solución integral para el manejo masivo de datos y generación de reportes
Con más de 17000 estudiantes, la Universidad San José necesitaba las herramientas correctas para poder llevar todos los procesos de gestión internos de manera óptima, dejando los procesos manuales y aumentar su capacidad en los próximos años.
Juan Camilo Muñoz, Contador Chief, nos comenta que debido al crecimiento exponencial de la Fundación desde el 2020 a nivel financiero y de volumen de estudiantes, se vieron en la necesidad de adquirir una solución integral que les permita manejar en tiempo real todo la información para generar reportes, en lugar de trabajar con sistemas aislados que no se comunican entre sí y que no brindan trazabilidad.
“[…] nos quedamos cortos con el programa que teníamos anteriormente. Se nos partía la información o nos tocaba consolidarla a parte, lo cual nos podía incurrir en un riego de no presentar la información verídicamente.”
Juan Camilo Muñoz
Contador Chief
La versatilidad de SAP Business One al ser un sistema flexible, escalable y altamente integrable, fue ideal para la Fundación U San José, ya que su adopción significó pasar de una gestión fragmentada a una plataforma unificada, confiable y preparada para acompañar su crecimiento.
Un acompañamiento en todo el proceso que hace la diferencia
Juan Camilo apunta que la asesoría y el acompañamiento que Clavisco les ha brindado desde la etapa comercial ha sido clave para que el proyecto se desenvuelva de manera óptima.
“El acompañamiento que hemos tenido con Clavisco desde el día uno, ha sido muy asertivo y efectivo, ya que nos han explicado y capacitado para que todos los procesos de parametrización queden bien y que todos los procesos que hagamos primero tengan un control, mitiguemos el riesgo y todo se vuelva un poco más automatizado, y en el proceso sea más efectivo a la hora de reportar los informes.”
Juan Camilo Muñoz
Contador Chief
El compromiso con la Universidad San José continua
Tal y como lo recalca Armando Vergara, Clavisco ha identificado aspectos de mejora y tareas repetitivas que las cuales en el corto y mediano plazo se estarán automatizando a través de BOT’s para lograr la eficiencia y transparencia de la información.
Sin embargo, la Universidad San José ya disfruta de los beneficios de una solución ERP flexible que sí les permite trabajar de forma fluida con los sistemas que ya tenían previamente implementados.
“La conexión entre ambos sistemas nos permite tener agilidad en las transacciones financieras y contables para la comunidad académica en general que son estudiantes y el área administrativa, […] no tenemos esos cuellos de botella para presentar informes, generar los estados de cuenta de los estudiantes, y además de esto, mejoramos en nuestra capacidad logística, ya no tenemos tanto reprocesos en estos departamentos”
Juan David Martínez
Dir. de Infraestructura Física y Tecnológica
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Del aula a la nube:
Cuando la tecnología une dos mundos; virtualidad y control financiero en una sola plataforma
"Después de una minuciosa revisión en cuanto al cambio de partner de SAP Business One, hemos decidido tener como socio de negocio a ClavisCo. En el pasado, nuestro partner no nos daba soluciones integrales, rápidas y eficaces como nosotros quisiéramos y como el negocio así lo requiere."
Norman Navarro
Gerente Financiero
Los frutos de un cambio: Grupo Yoses decide continuar optimizando sus operaciones con SAP Business One de la mano de ClavisCo
Grupo Yoses es una empresa costarricense reconocida en el sector inmobiliario. Se especializa en ofrecer una amplia cartera de inmuebles, incluyendo oficinas, locales comerciales y condominios residenciales. Además, proporciona servicios especializados en administración, mantenimiento, ventas, alquiler de proyectos y asesoría personalizada.
Después de enfrentar una serie de inconvenientes y experiencias desfavorables con su anterior partner de SAP Business One, Grupo Yoses decidió realizar una transformación en sus operaciones y formar parte de la familia ClavisCo.
Norman Navarro, Gerente Financiero de Grupo Yoses, lo describe como: "[…] una de las decisiones más importantes que hemos tenido." (Norman Navarro, 2024)
El equipo de Grupo Yoses comenta que esta decisión surgió después de enfrentar un servicio de soporte deficiente y desarrollos personalizados con costos elevados.
"Grupo Yoses se vio en la necesidad de hacer el cambio de partner principalmente por el servicio al cliente. El sistema es eficiente, pero no tuvimos un seguimiento adecuado para aprovecharlo al máximo."
Ángela Bolaños
Departamento Financiero
Servicio Todo en 1 que marca la diferencia: soluciones integrales para los retos de Grupo Yoses
En ClavisCo, nos enfocamos en construir soluciones personalizadas diseñadas para superar los retos específicos y necesidades reales de cada cliente. Desde el Departamento Comercial, realizamos un levantamiento de requerimientos detallado, con el objetivo de identificar los puntos críticos en los procesos empresariales y ofrecer una propuesta comercial optimizada.
Al respecto, Julio Gonzáles, Coordinador del Departamento Comercial en ClavisCo, comenta:
"[…] Muchas veces el cliente viene con una necesidad, y básicamente, no solamente está buscando que nosotros le solventemos, sino que también lo asesoremos."
Julio Gonzáles
Coordinador Comercial - ClavisCo
Trabajamos bajo una filosofía de servicio integral Todo en 1, que incluye:
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Consultoría
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Soporte
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Infraestructura en la nube
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Desarrollos personalizados
"Al ofrecer el Todo en 1, le podemos dar al cliente un mejor servicio, una respuesta más rápida y ser 100% transparentes. Nos gusta poder ofrecer el Todo en 1 y ser ese respaldo para el cliente. […] Nos sentimos en control de poder darle ese mejor servicio al cliente."
Andrey Barrantes
Coordinador de Operaciones - ClavisCo
Nuevo socio, nuevas oportunidades: ClavisCo impulsa a Grupo Yoses con soporte de calidad en SAP Business One
Para Grupo Yoses, el cambio en el servicio post implementación de SAP Business One ha sido significativo. Ahora cuentan con:
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Atención oportuna a través de un sistema de ticket.
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Resolución proactiva de inconvenientes.
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Acompañamiento personalizado.
Este enfoque les ha permitido no solo superar desafíos técnicos, sino también optimizar procesos internos, impactando positivamente en su eficiencia y crecimiento.
"El servicio actualmente ha sido un cambio total, […] meterse a un sistema y que tengamos que esperar tanto tiempo para que nos ayuden con la resolución del problema ha sido muy diferente con respecto a un ticket por medio de correo. La comunicación ha sido más fluida"
Ángela Bolaños
Departamento Financiero
En ClavisCo, entendemos que un soporte sólido no es solo una garantía técnica, sino un compromiso con el éxito de nuestros clientes. Al respecto, Cristhian Gutiérrez, Coordinador del Departamento de Soporte, comenta:
"En ClavisCo, una de las puertas de entrada es el departamento de soporte. Cuando ingresan los colaboradores, nos mantenemos en constante formación para que adquieran los conocimientos necesarios para la atención de cada una de las incidencias que nuestros diferentes clientes reportan."
Cristhian Gutiérrez
Coordinador Soporte - ClavisCo
Gran parte del éxito en el soporte se debe a una constante evaluación y mejora de nuestro servicio. Nos esforzamos por evolucionar mes a mes, estableciendo metas de desempeño claras, lo que se traduce en beneficios tangibles para el bienestar de nuestros socios comerciales.
"[…] Nos sentimos muy satisfechos, al día de hoy, en su agilidad, su forma de trabajar y su gente."
Norman Navarro
Gerente Financiero
Un paso hacia el futuro con ClavisCo
La experiencia de Grupo Yoses refleja el impacto positivo que un socio estratégico como ClavisCo puede tener en el camino hacia la optimización operativa. A través de un enfoque integral, que combina atención personalizada, soluciones innovadoras y un compromiso constante con la excelencia, ClavisCo no solo garantiza la continuidad de los procesos empresariales, sino que también fortalece la confianza y el éxito de sus clientes.
Para empresas como Grupo Yoses, este cambio representa no solo una mejora en su gestión operativa, sino también la posibilidad de enfocarse en su crecimiento y expansión, respaldados por un servicio que realmente entiende sus necesidades.
"Nos sentimos muy a gusto, de una forma oportuna sabemos que estamos en un mundo cambiante que demanda rapidez. Contamos con un socio de negocio para el desarrollo del sistema SAP Business One de forma oportuna y con miras a lo que viene. Nos sentimos confiados y preparados a enfrentar lo que esta por delante"
Norman Navarro
Gerente Financiero
En ClavisCo, seguiremos siendo ese aliado estratégico que acompaña a las empresas en cada paso hacia su evolución. Porque su éxito, es también el nuestro.